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2023

10-17 09:38

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凡事有交代,件件有著落,事事有回音

作者:

筆記俠(ID:Notesman)


凡事有交代,件件有著落,事事有回音

  一、靠譜的人,就該被狠狠地獎勵
  知乎上曾有一個熱門問題:為什么靠譜的員工越來越難找?
  有個高贊回答是這樣說的:靠譜而便宜的員工,是不存在的??孔V這個詞,本身就是身價的代表。
  美的集團現(xiàn)任總裁是方洪波,在他剛進入公司時,和很多同事一樣過著普通上班族的生活。
  有一次,老板何享健要求大家,去12個城市做市場調(diào)研。很多同事嫌工作辛苦,報酬太低,跑幾個城市就回來交差了。
  只有方洪波堅持跑完了所有城市,并且對每一個城市都做了詳細的調(diào)研。
  何享健對方洪波的做事態(tài)度非常滿意,覺得他辦事靠譜,隨后對他委以重任。
  作家池莉說過:“靠譜,說起來簡單,落下去復(fù)雜,聽起來像感覺,做起來是原則。”
  不靠譜的人,只會耍嘴皮子功夫,做起事來推三阻四,遇到難題就想回避。
  辦事靠譜的人,有能力、有擔(dān)當(dāng),能把事放心上,持續(xù)推下去,讓人省心又省力。
  前段時間,得到創(chuàng)始人羅振宇,在與36氪創(chuàng)始人馮大剛的一場對話中,說到一個觀點:人與人之間的互動,永遠是這個世界最核心的算法,剩下的全是工具。
  從這個觀點來說,靠譜的人,就是這個互動世界的SVIP,能夠獲得更多人的認可,獲取更有價值的資源。


  二、凡事有交代
  凡事有交代,什么意思?
  就是能承擔(dān)責(zé)任,在所有事情上都有閉環(huán)。
  比如,一名項目經(jīng)理,正在負責(zé)一個重要的客戶項目。在過程中,他發(fā)現(xiàn)項目面臨一些技術(shù)難題,這些難題會影響項目進度和質(zhì)量。
  這時候,他立即向上級如數(shù)匯報了這些難題,并請求上級的幫助。
  如果你是他的上級,你會怎么評價他?
  大概率是,什么問題都來找我,還要你干什么?
  換句話說,這是他沒有責(zé)任感的表現(xiàn)。
  假設(shè)這位經(jīng)理,沒有向上級匯報難題,而是動員團隊成員、利益相關(guān)方一起,研究解決辦法。并且,還緊盯項目進度,最后按時完成交付。
  在整個項目結(jié)束以后,他詳細匯報了項目過程,并針對避免類似情況進行了建議。
  這個時候,作為他的上級,你會怎么評價他?
  這個人,有責(zé)任感,能擔(dān)事!
  所以,責(zé)任,不是對說過的事負責(zé),而是對沒有說過、甚至沒有想到的事負責(zé)。


  把說過的事做好,這是“完成指令”,是職場的基本功。
  把沒說的事做好,這是“承擔(dān)責(zé)任”,是職場的“靠譜人”。
  貝殼創(chuàng)始人左暉說過,企業(yè)家跟職業(yè)經(jīng)理人最大的區(qū)別,就是有沒有owner感:這件事屬于我,我的心血、我的精力都花在了上面,這是我的事業(yè)。
  讓人放心的人,對每一件事,都有主人翁的感覺,都能盡力辦好。
  擔(dān)不了事的人,只為過程負責(zé)。得到哪項指令,就干哪件事。這是被動的。
  能擔(dān)事的人,都為結(jié)果負責(zé)。遇到什么問題,想法設(shè)法去解決。這是主動的。
  可是,很多問題是無法預(yù)料的。一旦碰到自己怎么也解決不了的問題,該怎么辦?
  適當(dāng)?shù)氖救鹾蛯で髱椭?,也是?zé)任感的體現(xiàn),其目的是拿出更好的結(jié)果。但這一定是因為,你想盡了一切辦法、嘗試了多種可能,仍然無法解決。
  如實向上級匯報,并提出自己的想法和建議,以此尋求上級的協(xié)助。
  但凡管理者,都會對下屬的能力圈有一定的預(yù)估。超出你能力范圍太多,他會諒解的。
  除此之外,絕大部分職場人,還有一個痛點:手機收到上級消息,回不回?怎么回?
  其實,只要看到,都需要立即回復(fù)。特別是私信消息。
  有的人可能會說:“我工作這么忙,哪有時間一直盯著手機?只有閑的人,才有功夫立即回消息。”
  是的。大家上班的時候,都很忙??赡苷诰o鑼密鼓做某件事,上級就來催進度了。
  但是,立即回消息,和立即給結(jié)果,是兩碼事。
  比如老板問你,下周二的方案做好了嗎?
  你不必馬上交出完整的方案,但你可以說:“方案還在整理中,目前只完成了70%,下周二中午前可以完成。”
  回消息的本質(zhì),不是為了匯報工作進度,或者解答別人的疑問,而是把消息這件事閉環(huán)。


  為什么閉環(huán)這么重要?
  沒有閉環(huán),信息的發(fā)送者,心里就沒有底。他很可能會胡思亂想:不回消息,是因為工作一點沒干?對事不上心?還是對我有意見?故意晾著我?
  這其實像戀愛中的情侶,如果一方回消息慢5分鐘,可能另一方腦海里的連續(xù)劇已經(jīng)演20集了。
  甚至,那些著急的人,會給你開啟“奪命連環(huán)CALL”,不論是工作時間,還是凌晨3點。
  相反,你若是給他留下了“你一直迅速回復(fù)”的印象。你偶爾沒有立即回復(fù),他就會認為,你真的有事,反而不會不擇手段打擾你。
  凡事有交代,就是所有事情都能給閉環(huán)。
  如何培養(yǎng)這種能力呢?
  戴明環(huán),可以參考。
  戴明環(huán),又稱PDCA循環(huán),是由美國質(zhì)量管理專家戴明提出來的。包含了計劃(Plan)、執(zhí)行(Do)、檢查(Check)、處理(Action)四個階段。
  它能適用于日常管理,包括個體管理、團隊管理、項目管理等等。


  戴明環(huán)本身就是為了發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。通過不斷循環(huán),可以讓一件事持續(xù)改進提高。
  1.計劃
  選擇課題,分析現(xiàn)狀,確認目標(biāo),制定計劃。
  比如,客戶提了怎樣的需求?我們能夠滿足需求嗎?需要去做哪些事情?協(xié)調(diào)哪些部門?任務(wù)怎么分配?確定哪些負責(zé)人?時間節(jié)點怎么設(shè)計?
  2.執(zhí)行
  設(shè)計方案,逐步落地。
  比如,方案設(shè)計了沒有?包含哪些人員?大家有沒有達成共識?有沒有明確任務(wù)分配?
  3.檢查
  有沒有開始執(zhí)行?能不能按時完成?有沒有達到標(biāo)準(zhǔn)?遇到了什么問題?需要哪些支持?
  4.處理
  怎么解決遇到的問題?要協(xié)調(diào)哪些資源?從中獲得了哪些經(jīng)驗?
  如果問題暫時無法解決,就轉(zhuǎn)入下一個PDCA循環(huán),再去解決。


  PDCA循環(huán),不是做一次就完事了,而是周而復(fù)始,不斷循環(huán)。
  一個循環(huán)結(jié)束,可能解決了部分問題,但還有遺留問題,或者出現(xiàn)新問題,再進行下一個PDCA循環(huán)。以此類推。
  這樣,我們就能持續(xù)改進提升。
  三、件件有著落
  件件有著落,就是做事踏實,能把事落地。
  還以前文的項目經(jīng)理舉例。
  如果他在接到項目后,時不時召集大家開會,洋洋灑灑說一堆:一定要按時交付,讓客戶滿意;我們一定要有責(zé)任心,把這個項目做的漂漂亮亮。
  但是,他在實際工作上一塌糊涂,不去主動跟進度,不為團隊成員解決問題。用發(fā)言推動項目,用開會推動執(zhí)行,用空話去做交付。
  這樣的人,我們無法稱之為“踏實”。
  踏實的人,做事穩(wěn)妥。
  比如,這位項目經(jīng)理,對項目進行了完整而周密的計劃。在項目執(zhí)行前,就拉齊了大家的想法,達成了對目標(biāo)的共識。
  在執(zhí)行中,有條有理推動進程。遇到困難,冷靜分析問題,想辦法去解決。
  所謂穩(wěn)妥,其實就是穩(wěn)當(dāng)?shù)挠媱潱€(wěn)重的心態(tài),穩(wěn)定的情緒。
  做事穩(wěn)妥的人,能給人安全感。


  踏實的人,做事細致。
  比如,這位項目經(jīng)理,提前盤點項目進程中可能會出現(xiàn)的問題,能把握團隊成員的工作狀態(tài),為大家解決影響因素。
  細致,就是能考慮到細節(jié)上的問題,把一件事做得盡量沒有瑕疵。
  踏實的人,做事守信。
  答應(yīng)過的事情,說到做到。即使做不到,也會提前告知原因,并提出解決辦法。有契約精神。
  比如老板布置的項目方案,說好下周三5點前交,如果沒有意外情況,那就必須5點前完成。
  如果覺得時間緊張,忙不過來,一定要提前告知。
  比如,手上有更重要的事情在做,可以詢問老板能不能延期交付?;蛘?,申請抽調(diào)別的同事一起來完成。
  這都叫解決方法。
  最怕的是什么?
  馬上到了交付時間,微信上突然來一句:對不起老板,我完成不了。
  這才是最糟糕的,會打亂所有人的計劃。我們每個人的工作,都不是孤立存在的,而是眾多鏈條中的其中一環(huán)。
  一個人的工作安排亂了,很大可能會打亂其他人的工作進度。
  所以,遇到任務(wù),我們只有兩種選擇,要么按時完成,要么提前反饋。


  這時候,可能有人會說:“領(lǐng)導(dǎo)交待的事太多怎么辦?或者,總是讓反復(fù)改怎么辦?”
  是的。但作為執(zhí)行者,其實沒有太多選擇。怎么辦呢?
  事情太多,就先確定優(yōu)先級。方法我們都知道,緊急又重要,緊急不重要,重要不緊急,不重要也不緊急。
  實在忙不過來,可以請同事協(xié)助,或者直接向上級申請支持。
  反復(fù)讓你修改,就跟上級溝通出更清晰的目標(biāo)和時間表,或者請他提供更詳細的反饋和指導(dǎo)。這樣,我們就能更好地拉齊想法,減少修改次數(shù)。
  在個人的做事能力上,GROW教練模型可以參考。
  所謂GROW,就是4個階段。目標(biāo)(Goal),現(xiàn)狀(Reality),方案(Options),行動(Way Forward)。


  之所以是“教練模型”,是因為它本來適用于教練、管理者,用來培養(yǎng)別人,激發(fā)人的潛力。
  但對于個人來說,也能夠作為實現(xiàn)目標(biāo)、解決問題的工具。
  1.目標(biāo)
  你要實現(xiàn)什么目標(biāo)?具體的目標(biāo)是什么?有什么具體的指標(biāo)嗎?打算什么時候?qū)崿F(xiàn)?
  無論我們要做什么,首先要清楚自己的目標(biāo)。在目標(biāo)的設(shè)置上,我們可以采用SMART原則。
  SMART原則,是管理學(xué)專家彼得.德魯克在《管理的實踐》中提出的。大家普遍認為,這是最有效的目標(biāo)設(shè)定原則。


  ① 具體(Specific)。目標(biāo)要具體明確。
  例如,經(jīng)常聽到有人說“我要減肥”,這不是一個具體的目標(biāo)。
  “我要每天運動減肥”,這是個稍微具體的目標(biāo)。
  “我要每天跑10公里,三餐攝入總熱量不超過2000卡路里來減肥”,這才是個具體的目標(biāo)。
  目標(biāo)制定時,要有衡量標(biāo)準(zhǔn)、達成措施、完成期限等等。執(zhí)行時,就有明確參考,也能隨時檢查進度。
 ?、?可衡量(Measurable)。
  目標(biāo)是可量化、可衡量的。這樣在實現(xiàn)目標(biāo)的過程中有參照,而且能明確地檢驗?zāi)繕?biāo)是否達成。
  例如,店鋪終端說:“我們要提高客單價”。這不是一個可衡量的目標(biāo),怎么才算“提高”。如果改成:“我們至少要讓客單價在xxx元 ”,這就是個可衡量的目標(biāo)。
  能量化的量化,不能量化的質(zhì)化。這樣就有了清晰的可度量標(biāo)尺。
 ?、?可實現(xiàn)(Attainable)。目標(biāo)可以具有一定的挑戰(zhàn)性,但通過努力就能實現(xiàn)。如果設(shè)定的目標(biāo)遙不可及,不切實際,這就毫無意義。
  簡單來說,我們可以跳起來摘桃子,但不能跳起來摘星星。
 ?、?相關(guān)聯(lián)的(Relevant)。即制定的目標(biāo)之間具有一定的關(guān)聯(lián)性,這樣才能促進最終目標(biāo)的達成。
  例如,你想減肥,但同時每天練習(xí)書法,那就跟減肥的目標(biāo)沒有關(guān)聯(lián)。有關(guān)聯(lián)的是什么呢?少吃熱量高的食品,以騎自行車代替開車,等等。
 ?、?有時限性(Time-bound)。有時間限制的。例如,我要在100天內(nèi)減去15斤。
  定一個好目標(biāo),事兒往往就能成一大半。


  2.現(xiàn)狀
  目前已經(jīng)完成了多少?現(xiàn)狀是什么?哪些事影響了你?你都做過哪些努力?效果如何?
  當(dāng)我們有了目標(biāo)后,還要清楚現(xiàn)狀,明確自己的位置和坐標(biāo)系。
  3.選擇方案
  在接下來的過程中,你都有哪些選擇?想到了哪些辦法?解決方案是什么?
  在這個階段,主要是列出有哪些辦法。要盡量想出更多方案。
  4.行動
  你打算怎么做?何時是進行下一步的最好時機?行動計劃是什么?你還需要誰的幫助和支持?還有哪些資源是必須的?
  總之,要做到件件有著落,需要我們不慌亂,踏踏實實,有條有理去做事。
  四、事事有回音
  所謂事事有回音,就是給人確定性。
  為什么這么說?
  打個比方,我們站在山上,對著山谷大喊一聲。接著,我們就聽到了山谷的“回音”。這是聲音的反射,也可以說是反饋。
  管理上,也是如此。一件事出來,如果不聲不響地消失了,那就不是“有回音”。
  如果事情太難,無法完成,那至少也要給一個反饋。“對不起,我嘗試運用了各種方法,依然沒有完成。目前進度60%,狀態(tài)是……”
  對于管理者來說,一件事能夠得到及時的回應(yīng)和反饋,他們就能了解進展,心里有數(shù),就可以更方便地安排工作。
  放到個人身上來說,何嘗不是如此。心里有數(shù),我們就能合理分配時間和精力,防止突發(fā)的意外情況。
  比如,那位項目經(jīng)理,在執(zhí)行的過程中。上級突然來詢問項目進展,如果他回答:“我們現(xiàn)在遇到困難,正在解決。”
  如果你是他的上級,得到這樣的回復(fù),你會怎么想。
  是的,這個回答很敷衍。至少也應(yīng)該簡述一下項目進度和具體情況。
  比如,目前進度是50%,但遇到技術(shù)難題,正在跟團隊協(xié)商解決,預(yù)計可以按時完成。
  這樣,上級心里就有數(shù)了,對項目整體就有了掌握,有了確定性。


  事事有回音,也是良好的態(tài)度和人際關(guān)系能力的體現(xiàn),這是我們對他人的尊重。有了這種確定性,別人會更有信心與我們合作,信任我們。
  同時,事事有回音,也涉及有效的溝通和信息流動。
  當(dāng)信息在團隊中暢通流動,并有回應(yīng)時,就可以減少誤解和不必要的延遲,提高工作效率和協(xié)作效能。
  這種信息的確定性,會使工作流程更加順暢。團隊成員之間,就能更好地規(guī)劃和執(zhí)行任務(wù)。
  結(jié)語
  凡事有交代,件件有著落,事事有回音。
  這不僅是靠譜的特征,也是團隊內(nèi)部通力合作的基礎(chǔ),能幫助成員之間達成“背靠背”的關(guān)系,減少內(nèi)耗。
  勁往一處使,眼朝外部看,心向目標(biāo)齊。
  這樣,團隊才會形成高效的協(xié)作網(wǎng)絡(luò)。
  拉得出、沖得上、打得贏!
  參考資料:
  1.《讓你脫穎而出的4種底層能力》,洞見;
  2.《判斷一個人靠不靠譜,只用看7個特征》,張良計;